Administrateur(trice) secrétaire
Environment
Funding & promoting volunteering
Other volunteer needs La/le Secrétaire du Conseil d’Administration joue un rôle essentiel dans la gouvernance et le bon fonctionnement des Jeunes Philanthropes du Québec (JPQ). Cette personne est responsable de la gestion documentaire, de la préparation des réunions du C.A., de la rédaction des procès-verbaux et du respect des obligations légales de tenue de dossiers. Elle assure le bon suivi des décisions prises par le Conseil et agit comme soutien administratif principal pour les activités de gouvernance.
1 volunteers wanted | Duration of involvement 2 ans
Tasks
Gouvernance et gestion des réunions :
Préparer les avis de convocation et les ordres du jour en collaboration avec la Présidence du C.A.
Rédiger, corriger et archiver les procès-verbaux des réunions du C.A. et des assemblées générales.
Assurer la circulation de l’information entre les membres du C.A. et les comités internes.
Veiller au respect des règles de gouvernance, des délais et des obligations administratives.
Gestion des documents et conformité :
Assurer la mise à jour du registre des membres du C.A. et des mandats élus.
Gérer les documents juridiques et officiels de l’organisation (résolutions, règlements généraux, politiques internes).
Maintenir un système de classement numérique clair, structuré et accessible.
Soutien au Conseil d’Administration :
Accompagner les nouveaux administrateurs dans leur intégration.
Participer aux réunions mensuelles du C.A. et assurer un suivi des décisions.
Collaborer avec les autres membres de l’exécutif (Présidence, Trésorerie, V.-P.) au besoin.
Skills sought
Excellentes compétences en rédaction, structuration de l’information et communication écrite.
Grand sens de l’organisation, autonomie et rigueur administrative.
Connaissance ou intérêt pour la gouvernance d’OBNL et les processus de CA.
Aisance avec les outils numériques (Google Drive, suite Office, signature électronique, etc.).
Discrétion, professionnalisme et respect de la confidentialité.
Un atout : expérience en secrétariat corporatif, droit, administration, RH, ou gouvernance.
Advantage/what we offer
Jouer un rôle clé dans la gouvernance d’un OBNL en croissance et reconnu dans le milieu philanthropique.
Accéder à un réseau de jeunes professionnels engagés et à des opportunités de réseautage.
Participer à des événements exclusifs des JPQ, comme les cocktails VIP, le Banquet philanthropique et le Party de Noël.
S’impliquer dans des initiatives valorisantes qui renforcent le tissu social et encouragent la solidarité.
Volunteer post schedule
Participation aux rencontres mensuelles du C.A. : le deuxième mardi du mois de 17 h 30 à 19 h 30, en présentiel ou virtuel.
Implication hebdomadaire flexible : environ 2 à 4 h par semaine, selon les besoins des projets et des périodes de recrutement.
Mandat d’une durée de 2 ans.
Language used for this volunteer position:
Français
Jeunes Philanthropes du Québec
Les Jeunes Philanthropes du Québec (JPQ) aspirent à former la relève des philanthropes de demain et à démocratiser l’accessibilité à la philanthropie. Notre mission repose sur trois piliers essentiels : Éduquer, Inspirer et Redonner.
418 609-2646 ext: ____
